Cách chuẩn bị và triển khai Webinar

Triển khai Webinar không chỉ dừng lại ở việc trò chuyện, giao tiếp với khán giả, trình bày tài liệu một cách thú vị, mà còn cần cài đặt, chuẩn bị danh sách các công việc cần làm để đạt hiệu quả tối ưu.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng xem cách chuẩn bị và tổ chức hai loại webinar khác nhau:

• Webinar bán hàng. Mục đích: tiến hành hội thảo trực tuyến công khai/miễn phí để bán các sản phẩm/khóa đào tạo hoặc thu thập dữ liệu về người đăng ký.

• Webinar riêng tư/trả phí. Mục đích: người dùng cần trả tiền để tham gia hội thảo.

Cách chuẩn bị webinar miễn phí/bán hàng?

Cơ chế tiến hành hội thảo trực tuyến phục vụ mục đích bán hàng có một số tính năng:

1. Trang đăng ký (cung cấp thông tin về hội thảo sắp tới, đánh dấu người dùng trong quá trình đăng ký);
2. Phòng hội thảo trên web với các yếu tố bán hàng tích hợp (nút, banner hoặc trang sản phẩm);
3. Gửi thư tự động có liên kết đến phòng hội thảo trên web;
4. Một số email nhắc nhở về thời gian diễn ra webinar.

Chúng ta hãy xem xét các tính năng này từng bước một

1. Tạo trang đăng ký

Mục tiêu của việc tạo một trang trung gian giữa người dùng và phòng hội thảo trên web:

• Đăng ký người dùng. Thu tập dữ liệu người dùng của bạn, nhờ đó để có được danh sách những người dùng trung thành mua sản phẩm.
• Thông báo cho người dùng về hội thảo trực tuyến sắp tới: mô tả, thông tin về những gì người dùng sẽ nhận được khi tham gia, những vấn đề họ sẽ giải quyết, ngày và giờ diễn ra sự kiện.
• Phân đoạn cơ sở dữ liệu: ở giai đoạn đăng ký, những người dùng này có thể được đánh dấu bằng một nhóm (ví dụ: nhóm «Webinar Cách trồng bơ tại nhà»), để phân đoạn này có thể tạo danh sách gửi thư với cũng như lời nhắc về hội thảo.

Quá trình tạo trang được mô tả chi tiết hơn trong bài viết «Làm thế nào để tạo trang?

Để thêm người dùng đã đăng ký vào nhóm (để gửi thư có lời nhắc), bạn cần thiết lập biểu mẫu đăng ký. Ngoài ra, chúng ta sẽ xem xét một số hành động bổ sung dành cho bộ xử lý biểu mẫu.

Chúng tôi khuyên bạn nên thêm các hành động sau vào bộ xử lý biểu mẫu:

• «Thêm người dùng vào nhóm» (sau đó bạn có thể tìm thấy những người dùng đã đăng ký webinar trong nhóm);
• «Hiển thị tin nhắn» (cho người dùng biết cách họ sẽ nhận được liên kết truy cập webinar - ví dụ: liên kết sẽ được gửi qua thư);
• «Ủy quyền cho người dùng» (người dùng sẽ được ủy quyền/đăng nhập ngay sau khi đăng ký và các hoạt động tiếp theo, bao gồm cả việc vào phòng hội thảo trực tuyến, sẽ được thực hiện với tư cách là người dùng được ủy quyền);
• «Gửi thư» (bạn có thể bắt đầu gửi thư có liên kết đến hội thảo trực tiếp từ biểu mẫu. Quan trọng: thư này phải ở trạng thái “Bản nháp” và không chỉ định các cài đặt cho phân đoạn cũng như ngày gửi) 

Lưu ý: việc gửi thư phải ở trạng thái "Bản dự thảo" và không được chỉ định phân đoạn cũng như ngày gửi trong cài đặt.

2. Phòng hội thảo trên web

Trên nền tảng GetCourse, webinar có thể được tạo trong phần «Trang web» — «Hội thảo trên web». 

Phương pháp thực hiện sẽ được thảo luận chi tiết trong bài viết này.

Ngoài ra, khi chuẩn bị webinar, các bài viết sau có thể hữu ích:

• Thiết lập tài khoản YouTube và tạo chương trình phát sóng
• Bài thuyết trình cho webinar
• Các khối bán hàng cho webinar

3. Chuẩn bị thư có liên kết tham gia webinar

Sau khi người dùng đăng ký tham gia webinar trên trang đích đã tạo, bạn cần gửi một email có liên kết mời tham gia hội thảo cho người dùng đó.

Bạn có thể sao chép liên kết đến tham gia webinar trong phòng sau khi nhấp chuột phải vào dòng chữ «Liên kết mời»:

Bạn có thể gửi thư có liên kết thông qua chính biểu mẫu đăng ký, bằng cách thêm hành động thích hợp vào bộ xử lý biểu mẫu hoặc bằng cách thiết lập danh sách gửi thư riêng lẻ.

Hãy xem xét các cài đặt cho một danh sách gửi thư riêng biệt. Khi tạo, bạn cần chỉ định danh mục "Bản tin chung" và đối tượng gửi thư "Người dùng":

Danh sách gửi thư được thiết lập theo cách này sẽ hoạt động liên tục và gửi thư đến những người dùng sẽ được thêm vào nhóm đã được chỉ định trên biểu mẫu đăng ký. Bạn có thể đọc thêm về cách làm việc với danh sách gửi thư trong phần blog của GetCourse.

4. Tạo thư có lời nhắc về webinar

Công việc chuẩn bị cho webinar bán hàng đã xong. Giờ bạn chỉ cần tạo lời nhắc về sự kiến sắp tới cho những người tham gia đã đăng ký hội thảo. Thông thường, một số lời nhắc sẽ được gửi đi: vào ngày diễn ra hội thảo và một giờ/nửa giờ trước khi bắt đầu chương trình phát sóng.

Trong nội dung thư, bận cần đề cập lại về thời gian diễn ra hội thảo và đính kèm link tham gia. Để thu hút sự quan tâm, bạn có thể bổ sung những thông tin thú vị về chủ đề của webinar.

Danh sách gửi thư được thiết lập theo cách này sẽ bắt đầu gửi vào thời gian đã định sẵn và đến những người dùng thuộc nhóm được chỉ định.

Vì vậy, người dùng đăng ký sau thời gian gửi thư nhắc sẽ không nhận được thông báo này.

Cách chuẩn bị cho một webinar trả phí?

Tiến hành webinar trả phí có những đặc điểm riêng biệt:

1. Đây là sự kiện riêng tư, người dùng chỉ có thể tham gia sau khi thanh toán, người dùng chỉ có thể tham gia sau khi thanh toán. Để người dùng có quyền truy cập sau khi thanh toán, bạn cần tạo sản phẩm và offer. Toàn bộ trình tự thiết lập được mô tả chi tiết trong bài viết “Cách bắt đầu với tài khoản trên GetCourse?”
2. Cần hạn chế quyền truy cập webinar để chặn những người dùng không trả phí.
   Bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào hội thảo trong phần “Trang web” — “Hội thảo trên web” bằng cách chọn một nhóm người tham gia trong cài đặt Webinar: 

Người dùng sẽ được chỉ định vào nhóm được yêu cầu sau khi mua offer.

3. Thư sẽ được gửi theo nhóm những người tham gia hội thảo và theo điều khoản thanh toán cho đơn hàng với offer đã lựa chọn. Bộ lọc: Có đơn đặt hàng >> Chỉ định các thông số đặt hàng >> Offer >> *và* >> Đã thanh toán >> Đồng ý.